イッサ研究所

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秘書の仕事内容

ども、ブロガー講演家のイッサです。

 

今回のテーマは、秘書の仕事内容です。

 

 

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 秘書の仕事

 

組織あるいは上司を補佐することが、秘書の仕事内容だといいます。

 

マンツーマンの秘書と、グループ秘書とがいます。秘書の仕事は大きく分けると定型的業務と非定型的業務になります。普段から当たり前のように行うのが定型的業務という仕事です。挨拶状や贈答品の支度、オフィスの中を片付けて環境を整える、車の手配をするなどの仕事です。

 

メインとなる秘書の仕事内容は、スケジュール管理ではないでしょうか。

 

秘書がコーディネートするのは、上司の会議の打合せや出張、取引先訪問などの日取りです。通常の業務以外の突発的な仕事のことを非定型的業務といいます。突然の来客、予定の変更、災害や犯罪が起きた時の対応やなどが突発的におこる業務です。

 

秘書の仕事内容には、さまざまな知識が求められるだけでなく、頭の回転や臨機応変さが必要であることがわかります。

 

絶対に上司の職権は守りながらも、仕事をするうえで上司がやりやすいようにマネージメントするのが秘書の仕事内容として重要なことです。情報を正確に伝達する表現力が上司や関係者とをつなげる役として働く秘書の仕事にはなくてはならないものです。

 

記憶力も秘書には大事なもので、業務内容に限らず、取引先などの会社名や担当者の名前、顔などを覚えておかなければなりません。秘書の仕事内容的には、どんなことにも積極的で、きちんと自分で正しい判断ができて行動する能力のある人が向いているといえます。